AI·SaaS 구독료 점검표 — 겹치는 요금을 줄이는 방법

AI와 SaaS 도구는 한 번 도입하면 조용히 늘어납니다. 팀원이 각자 결제하면 같은 기능에 돈을 두 번 내고, 퇴사자 좌석이 남고, 잊은 자동 갱신이 돌아갑니다. 분기에 한 번, 한 장으로 점검하면 상당 부분을 줄일 수 있습니다.

왜 겹치는가

도구는 세 경로로 늘어납니다.

1. 개인 결제 — 팀원이 업무용으로 개인 카드로 결제
2. 부서 결제 — 부서가 필요해서 계약
3. 번들 결제 — 기존 도구의 상위 요금제에 기능이 포함

이 셋이 합쳐지면 목록 자체가 없어집니다. 점검의 첫 단계는 목록을 만드는 일입니다.

1단계: 전체 목록 만들기

결제 내역에서 최근 12개월 구독을 뽑아 표로 만듭니다.

도구	용도	결제자	인원	월 요금	갱신일	실제 사용
(예) 요약 AI	문서 요약	팀	10	—	매월 5일	3명
(예) 회의 AI	회의록	부서	5	—	매월 20일	5명

카드 명세서·세금계산서·앱스토어 결제를 모두 합칩니다. “실제 사용” 열을 채우는 것이 핵심입니다.

2단계: 중복 기능 찾기

같은 기능을 하는 도구를 묶습니다.

• 문서 요약: A도구, B도구 모두 사용
• 회의록: C도구, 그리고 화상회의 앱 내장 기능
• 번역: D도구, 그리고 문서 앱 내장 기능

번들에 이미 포함된 기능에 따로 돈을 내는 경우가 많습니다. 하나만 남기고 나머지를 종료합니다. 어떤 도구를 남길지는 AI·SaaS 도구 선택 기준 7가지로 정합니다.

3단계: 좌석 정리

“인원 = 실제 사용 인원”인지 확인합니다.

• 퇴사자·이동한 사람의 좌석
• 거의 안 쓰는 계정
• 공용 계정으로 대체해도 되는 자리

최소 분기마다 정리합니다. 좌석 하나가 곧 월 요금 하나입니다.

4단계: 요금제 등급 점검

상위 요금제의 기능을 실제로 쓰는지 봅니다.

• 관리자 기능: 실제로 쓰는가
• 고급 기능: 쓰는 사람이 몇인가
• 사용량 한도: 늘 초과하는가, 거의 안 닿는가

한도에 자주 닿으면 상위로, 거의 안 닿으면 하위로 내립니다. 무료·유료 경계는 AI 요금제 무료 vs 유료 판단 기준에 정리했습니다.

5단계: 갱신일과 상한 관리

자동 갱신은 편하지만 조용히 새어 나갑니다.

• 갱신일을 한 달력에 모아 둔다
• 갱신 2주 전에 검토 알림을 건다
• 사용량 기반 요금제는 월 상한을 정한다
• 결제 담당자를 한 명으로 모은다

6단계: 3개월 후 재점검

점검은 한 번으로 끝나지 않습니다. 다음 항목을 기록해 두고 3개월 뒤 비교합니다.

• 도구 수
• 월 총액
• 1인당 요금
• 실제 사용률

도구 수는 줄었는데 총액이 그대로면, 중복이 아니라 등급에 문제가 있습니다.

자주 하는 실수

• 결제 내역을 한곳에 모으지 않는다
• 번들에 포함된 기능에 따로 낸다
• “혹시 몰라서” 안 쓰는 도구를 남긴다
• 퇴사자 좌석을 방치한다
• 갱신일을 달력에 안 적는다

체크리스트

• 12개월 구독 전체 목록을 만들었다
• 실제 사용 인원을 채웠다
• 중복 기능을 찾아 하나만 남겼다
• 좌석을 정리했다
• 요금제 등급을 점검했다
• 갱신일·상한을 정리했다
• 3개월 뒤 재점검 날짜를 정했다

절약한 시간이 실제로 남는지는 사용자당 AI 도구 ROI 계산으로 확인합니다. 도구를 늘리기 전, 정말 필요한지 판단하는 관점은 도구보다 사람의 흐름을 먼저 본다에서 이어집니다.